SzymonMówi: Jak być skutecznym Liderem Zespołu w czasie projektu. Część I

Dlaczego ja?

W swojej karierze mam doświadczenie, jako Lider Zespołu oraz Kierownik Projektu (PM). Ten artykuł powstał, by pomóc Liderom takim jak Ty, którzy nie mają doświadczenia bądź wciąż czują się niepewnie w pracy na projekcie. Pamiętam, kiedy sam musiałem przeprowadzić mój zespół przez zmianę w ramach globalnego projektu, który obejmował między innymi mój dział. Było to dla mnie bardzo trudne doświadczenie, spowodowane brakiem odpowiedniego wsparcia. Natomiast jako PM, prowadziłem projekty, które dla innych oznaczały mniejsze lub większe zmiany. Moja rola wymagała doskonałej współpracy m.in. z ludźmi, którzy zarządzali zespołami biorącymi udział w projekcie. Na początku nie było to też miłe doświadczenie, bo nader często, spotykałem się postawą, które w pełni oddaje pewne zdanie, zasłyszane przeze mnie kilka lat temu:

„Nic prostszego niż być takim kierownikiem projektu. Inni odwalają za nich brudną robotę, a oni organizują sobie spotkania i robią nudne prezentacje.”

W pierwszej chwili, gdy to usłyszałem, mocno się zdenerwowałem. Potem jednak spojrzałem na moją rolę – Kierownika Projektu z dawnej perspektywy, czyli Lidera Zespołu. I wiesz co? Złapałem się na tym, że sam tak kiedyś myślałem o PMach. Czy to źle? Nie! To tylko pokazuje, jak wielka może być bariera niezrozumienia swoich ról. Takie myślenie jest naturalne dla każdego, kto pierwszy raz styka się z pracą w ramach projektu lub ma nie najlepsze doświadczenie związane z uczestnictwem w poprzednich. Dopiero doświadczenie w obu rolach dało mi pełną perspektywę na temat zarządzania zmianą w ramach projektu,  jak i zespołem w jej trakcie. Zrozumiałem, jaki jest najbardziej efektywny model współpracy pomiędzy PMem a Liderem Zespołu. Dziś wiem, że to nie PM, a ludzie tacy jak TY, zarządzający zespołami to podstawa każdego projektu. Bez Ciebie i Twojego zaangażowania żaden projekt wprowadzający zmianę nie może się udać.

Co powinien zrobić dobry PM? Oczywiście pomóc Ci, jak tylko może, odnaleźć się w nowej sytuacji/ roli. Jednak jak mawiali „starożytni”: „umiesz liczyć, to licz na siebie”. PM nie zawsze pomoże Ci, tak jakbyś tego oczekiwał.  Zdarza się, że sam jest nowy w tej roli i również wymaga jeszcze wiele wsparcia. Tak, sam byłem w takiej sytuacji. PM może też, po prostu, nie mieć wystarczającej ilości czasu lub środków (owszem, budżety nie są z gumy), by wspierać Cię w Twojej roli. Zadajesz sobie więc pytanie: „Jak żyć?”. Po pierwsze, skup się na dobrym przygotowaniu do wypełnienia swojej misji, gdy tylko dowiesz się, że w niej uczestniczysz. Jednym z elementów takiego przygotowania powinien być ten artykuł. Kiedy udowodnisz, że przygotowałeś się we własnym zakresie, na tyle ile mogłeś, nikt nie powinien odmówić Ci pomocy.


Czym jest zmiana?

Mógłbym tu cytować mędrców zajmujących się badaniami związanymi z projektami zmian. Ten artykuł ma być jednak moim autorskim spojrzeniem. Dlatego wierzę, że autorzy i publikacje, o których wspominam pod artykułem, pozwolą Ci rozszerzyć wiedzę, gdy poczujesz taką potrzebę.

Uważam, że zmiana widziana z perspektywy Lidera Zespołu, to związek następujących po sobie wydarzeń, które zmieniają Twoje otoczenie. Może to być zmiana związana z implementacją nowych narzędzi, transformacją procesów czy ich przeniesieniem do innej lokalizacji. Każda z wyżej wymienionych jest wprowadzana w ramach projektu. A czym jest sam projekt, zapytacie. Najprościej, jest to jednorazowe działanie w ramach ściśle określonego zakresu, mające przynieść założony cel,
w zaplanowanym czasie i budżecie. Takie zrozumienie projektu ma miejsce w przypadku metodologii „Waterfall”. Jest jeszcze odmienna metodologia „Agile”. W tym artykule skupimy się na tej pierwszej. W mojej ocenie szanse, że będziecie częścią projektu prowadzonego na zasadach „Waterfall’a”, są dużo wyższe niż w przypadku projektów „Agile’owych”.

Na potrzeby tego artykułu zrobimy sobie pewne założenie, byś miał lepszy punkt odniesienia i potrafił sobie łatwiej wyobrazić opisywane przypadki. Jak już wyżej wspomniałem, będziemy się zajmować projektem prowadzonym w „Waterfall’u”. Aby ułatwić Ci odnalezienie się w całej sytuacji, poniżej znajdziesz „Story”, opisujące realia, w jakich musisz funkcjonować jako Lider Zespołu.

              Pracujesz jako Lider Zespołu zajmującego się księgowością, w międzynarodowej firmie, zatrudniającej na całym świecie ok. 200 000 pracowników. W ramach centralizacji i unifikacji firma podjęła decyzję o wprowadzeniu nowego systemu klasy CRM – (takiego jak SAP czy Oracle służącego do kompleksowego zarządzania zamówieniami, księgowością, logistyk, a nawet rekrutacją). Twój dział będzie odpowiedzialny za zmianę dotychczasowych procesów zgodnie z wymaganiami nowego systemu,  w obszarze księgowości. Firma oczekuje, że dzięki nowemu systemowi osiągnie duże oszczędności oraz zunifikuje procesy we wszystkich lokalizacjach. Twój dział to 15 osób obsługujących księgowość regionu Central Eastern Europe. 10 osób ma doświadczenie powyżej 5 lat. Pozostali to pracownicy z maksymalnie 3-letnim doświadczeniem. Ty jesteś w firmie od 4 lat. Zaczynałeś, po przyjściu z innej firmy jako starszy księgowy, by po 3 latach zostać awansowanym na Lidera swojego działu. Twoim przełożonym jest osoba z 7-letnim doświadczeniem w księgowości.

By przybliżyć Ci jeszcze bardziej perspektywę projektu, podaję pełne założenie, a nie tylko dotyczące Twojego zespołu. Poniżej znajdziesz najważniejsze założenia:

  • Cel: wprowadzenie nowego systemu klasy CRM we wszystkich lokalizacjach
  • Czas projektu: 9 miesięcy – 3M przygotowanie i analiza, 4M realizacja/implementacja (Twój zespół w tym czasie będzie zaangażowany przez cały czas), 2M stabilizacja (Twój zespół zaangażowany jest przez cały okres),
  • Budżet: Tu możemy puścić wodze fantazji lub nie. Powiedzmy, że się nie przelewa. Pamiętaj, że efektem mają być oszczędności.
  • Cele Twojego zespołu:
    • współpraca w ramach mapowania obecnego procesu – czyli pomocy w opisaniu procesu (przy założeniu, że „każdy wie, co ma robić”, ale ostatnia aktualizacja standardowych procedur (SOP) miała miejsce kilka lat temu),
    • Uczestnictwo w 2 tyg. szkoleniu z zasad funkcjonowania nowego narzędzia,
    • testowanie nowego systemu poprzez równoczesne księgowanie w obecnym, jak i nowo implementowanym narzędziu – bardzo istotny element, gdyż zakłada de facto podwójny nakład pracy,
    • stworzenie instrukcji/procedur opisujących zmodyfikowany proces wykorzystujący nowe narzędzie,
    • w fazie stabilizacji zgłaszanie wszelkich nieprawidłowości w funkcjonowaniu, jak i usprawnianie procesu (co za tym idzie aktualizacja instrukcji) w miarę coraz lepszego poznawania nowego systemu;

Brzmi jak nie lada wyzwanie? Owszem. Można wyobrazić sobie łatwiejsze projekty. Znam z doświadczenia, również dużo trudniejsze. Często, w krótkiej perspektywie, zmiana wprowadza w nasze życie chaos, zagubienie i skutkuje brakiem komfortu w nowym otoczeniu, nowej roli. Krótko ujmując: nic zabawnego. Oczywiście, w większości przypadków założeniem projektów jest zmiana na lepsze. Jednak tym razem chciałbym się skupić na wyżej wspomnianym przykładzie, kiedy nie wszystko idzie tak, jak zaplanowano, a wodotryski zaplanowane jako efekt projektu wydają się co najwyżej fatamorganą. Zapewniam Cię jednak, że pomimo wszelkich wyzwań związanych z realizacją projektu przez Ciebie i Twój zespół, jest to szalenie budujące doświadczenie.

Na podstawie mojego doświadczenia jestem przekonany, że każdą zmianę da się wykorzystać do swoich celów. Każdy z interesariuszy projektu – jak sama nazwa roli wskazuje – ma interes w zmianie, powinien odnieść jakąś korzyść ze zmiany. Ty też jesteś jednym z interesariuszy i Ty też możesz, a wręcz musisz skorzystać na udziale w zmianie. To wszystko na teraz. Już w przyszłym tygodniu, w kolejnej części dowiesz się, jaka jest rola Lidera Zespołu w projekcie oraz jak może reagować Twój zespół w tracie jego realizacji.

              Zachęcam do dyskusji w komentarzach pod artykułem.

Poniżej znajdziecie kilka subiektywnych propozycji lektur, które w przyjemny sposób wprowadzą Was w świat zmiany.
– John P. Kotter — “Leading Change” — Pozycja obowiązkowa, jeśli tylko masz przyjemność udziału w projektach wnoszących zmiany w organizacjach. (Ja sam przeczytałem wersję angielską, dlatego tą polecam. Wersja polska jest dostępna pod tytułem: “Jak przeprowadzić transformację firmy”).
– Ken Blanchard, John Britt, Jude Hoekstra, Pat Zigarmi — “Kto zabił zmianę?” – Przyjazna forma, ułatwiająca zrozumienie czego nie należy robić podczas zmiany.
– Marcin Żmigrodzki – “Zarządzanie projektami dla początkujących.” – Zarówno teoretyczny jak praktyczny wstęp do skutecznej pracy jako Kierownik Projektu.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s