SzymonMówi: Jak być skutecznym Liderem Zespołu w czasie projektu. Część II.

W Części I przedstawiłem Ci moje doświadczenie w zarządzaniu projektami, jak i w byciu Liderem Zespołu podczas projektu. Wprowadziłem Cię też w świat projektu, wnoszącego zmianę do Twojej organizacji. W kolejnej części dowiesz się, jaka powinna być Twoja rola w projekcie, ile zależy od poziomu Twojego zaangażowania. Podzielę się też z Tobą, moim doświadczeniem, opisując możliwe reakcje zespołu.


Jaka jest Twoja rola w projecie?

Jako Lider Zespołu, sam jesteś jednym z kluczowych interesariuszy projektu. Masz do wykonania zadanie polegające na pokierowaniu zespołem tak, by wspierał projekt swoją pracą.  Plan projektu teoretycznie powinien być odpowiedzią na pytanie postawione w tytule tego akapitu. Jednak nie sztuką jest zrobić plan projektu. Sztuką jest jego dowiezienie, a to wymaga od uczestników zaangażowania w wykonanie. Nie dojdzie do tego, jeśli choćby jeden z uczestników nie zna swojej roli.

Wyobraźmy sobie jeden z rodzajów projektów skutkujących wprowadzeniem ogromnej zmiany – tranzycją procesów. Bardzo prawdopodobne, że już doświadczyłeś tego zjawiska w swojej karierze. Tranzycje to wyjątkowo trudne projekty, o ogromnym wpływie na uczestniczące w nich zespoły. Brak współpracy ze strony oddającej bądź przyjmującej proces naraża projekt na ogromne ryzyko. Co robić by Twój zespół wniósł do projektu, to czego się od niego oczekuje?

Wróćmy tu do naszego przykładu – „Story” oraz założeń projektu. Czego z nich możesz się dowiedzieć o swojej roli? Jeśli nie pamiętasz, pozwól, że Ci przypomnę:

  • Twój zespół liczy 15 osób,
  • Zajmujecie się księgowością,
  • W ciągu 9 miesięcy musicie zmienić wszystkie procesy, do których teraz będziecie wykorzystywać nowe narzędzie (system w rodzaju SAPa),
  • W ramach dość skromnego budżetu musicie zrewidować wszystkie obecne procedury (SOPy), przejść szkolenie z obsługi nowego systemu oraz stworzyć nowe SOPy uwzględniając użycie nowego narzędzia,
  • Samo narzędzie ma zostać wdrożone i przetestowane.

Wiesz, co masz robić? Z tego opisu jasno to nie wynika. Można poszukać odpowiedzi w WBSie (Work Brakedown Structure) czy SOW (Statement of Work). Oba wspomniane wyżej, elementy planowania projektu, zawierają wykaz czynności, jakie należy wykonać, by dowieźć projekt. Co więcej, by informacja była bardziej czytelna, często przedstawia się je w postaci wykresu Gantta, pokazującego zaplanowane czynności w odpowiednich przedziałach czasowych. Te wszystkie informacje są dla Ciebie, oczywiście, jeśli będziesz posiadać do nich dostęp. Co zatem zrobić, by jes zdobyć?

Wykorzystaj PMa. Jak to wykorzystaj?! Zapyta wielu z nich. Po prostu! PM jest w projekcie dla Ciebie, a nie Ty dla niego. Na szczęście tych, którzy uważają inaczej, jest już bardzo mało. Wystarczy, że porozmawiacie ze sobą. Poznacie się. PM to też człowiek – truizm, wiem, ale warto o tym przypominać. Przede wszystkim ustal i potwierdź z PMem jakie są oczekiwania wobec Ciebie i zespołu. Poniżej garść podstawowych elementów, które należy „dogadać”:

  • Jak w szczegółach wygląda Plan Projektu? Poproś o dotyczące Ciebie fragmenty SOW czy WBS. Jak zapewne pamiętasz, każdy projekt to: czas, zakres i budżet. Dla Ciebie najistotniejsze są te dwie pierwsze kwestie. Tu nic nie powinno być dla Ciebie tajemnicą!
  • W jaki sposób będzie mierzony postęp – byś miał jasne punty odniesienia dla siebie i Twojego zespołu. Moment przejścia do kolejnych etapów projektu, wyznaczają tzw. Kamienie milowe (Milestones). Są to umiejscowione w czasie wydarzenia, które najczęściej są potwierdzeniem wykonania wcześniejszych czynności. Milestones pozwalają lepiej wizualizować etapowość projektu oraz są momentami w projekcie, kiedy jest czas na podejmowanie decyzji, co należy wykonać, by przejść do kolejnego etapu. Jeśli lubisz w gry na PC lub konsole, to takim odpowiednikiem kamienia milowego w grze będzie checkpoint.
  • Jak będzie wyglądać komunikacja w gronie interesariuszy (Stakeholders Cycle) – kiedy i w jakiej formie PM da Ci znać o czymś, co jest ważne (np. zmiany dotyczące czasu trwania jakiegoś etapu czy zakresu) i vice versa (np. jak masz zgłaszać ryzyka dla projektu, które zaobserwujesz w swoim zespole).
  • Jakie są ryzyka dla projektu, zidentyfikowane do tej pory. Jak wspomniałem wyżej, sam jesteś ważnym źródłem zgłaszania ryzyk dla projektu. Nie zapominaj jednak, że ktoś inny mógł znaleźć takie, które mogą uderzyć w Twój zespół. Dopominaj się o informacje na ten temat, byś mógł w porę zareagować.
  • Jak wygląda ścieżka eskalacji? Jeśli pracujesz w korporacji, to pewnie widzisz już oczyma wyobraźni mejla ze “wszystkimi świętymi w CC”. Moim zdaniem eskalacja to nie forma donosu (choć tak też bywa), ale przede wszystkim informacja o danej kwestii, która ma najwyższy priorytet i szerokie grono odbiorców. Przykład: zarządzasz zespołem — trzymajmy się już wyżej wspomnianej tranzycji — odpowiedzialnym za przekazanie procesu i dowiadujecie się o planowanym strajku… Wiadomo, ludzie tracą pracę etc. Czy taką informację przekazać tylko PMowi? Moim zdaniem, nie. Z doświadczenia mogę powiedzieć, że jako PM wolałbym, by możliwie szerokie grono interesariuszy projektu dowiedziało się o takim potencjalnym ryzyku. Dlaczego? Bo miałbym wtedy lepsze wsparcie, a ryzyko fiaska projektu zostałoby w ten sposób zmniejszone. Jednak nie dla mnie, a dla Ciebie miał być ten artykuł. Dlatego, jeśli chodzi o nasze „Story”, to takim ryzykiem może być na przykład źle przeprowadzone szkolenie z obsługi nowego systemu. Przecież to podstawa wszelkich dalszych działań. Jeżeli osoby odpowiedzialne za jego dostarczenie zawiodły, należy o tym powiadomić pozostałych interesariuszy. Tu nie ma mowy o winie PMa (nie on, zapewne, poprowadzi takie szkolenie), dlatego również w jego interesie będzie eskalacja na ten temat. Warto też wspomnieć o innej sytuacji. Czasami możesz, po prostu nie zgadzać się z PMemem w jakiejś kwestii. Dobrze wtedy wiedzieć kto może być arbitrem, tak by między Wami nie było kwasu, a projekt posuwał się do przodu.

Pamiętaj jednak żeby nie ograniczać się tylko wypełniania oczekiwań, które wobec Ciebie niesie projekt. Twój udział to też szansa dla Ciebie, by dostarczyć, to czego nikt od Ciebie nie oczekiwał, a co przysłuży się projektowi. Dlatego, kiedy PM wyposaży Cię w niezbędną wiedzę o projekcie, przeanalizuj wszystko jeszcze raz. Tym razem pod kątem tego, co mógłbyś dać od siebie dodatkowo. Takie korporacyjne „extra mile”. Jeśli możliwość dodatkowego zaangażowania nie wynika z Planu Projektu, czy Twoich ustaleń z PMemem przed projektem, pokaż, że Ci zależy i dopytaj czy możesz zrobić coś dodatkowo. Jednak uważaj i nie przesadzaj! Twoim nadrzędnym celem powinno być przeprowadzenie Twojego zespołu przez zmianę. Jeśli będzie szansa, by błysnąć i się pokazać, traktuj to jako bonus nie cel sam w sobie.


Jak reaguje zespół?

Różnie. Pewnie to jedna z Twoich najbardziej, ulubionych odpowiedzi na pytania. Zanim jednak skończysz czytać, daj mi szansę rozwinąć tę myśl. Jak wiadomo, każdy zespół to zbiór ludzi posiadających różny charakter oraz unikalny bagaż doświadczeń. „Oczywista oczywistość”? Pozwól mi dokończyć. To właśnie te dwa, wyżej wymienione, elementy definiują jakimi emocjami, członkowie Twojego zespołu będą pomagać radzić sobie z trudną dla nich sytuacją, jaką jest zmiana w ich otoczeniu. Zaprzeczenie, opór, obojętność, akceptacja, znasz to, w tej lub innej formie? Oczywiście. Wielu ludzi, mądrzejszych i bardziej doświadczonych ode mnie opisało już te cztery fazy. Nie będę wychodził przed szereg i wymyślał koła na nowo. Chciałbym jednak, byś pamiętał, że to naturalne zjawisko również w Twoim zespole. Ważne byś Ty sam akceptował taki stan rzeczy i przez to rozumiał, przez co przechodzi Twój zespół.

Inną typową reakcją zespołu będzie dualizm. Przykład: oczekiwany efekt projektu z naszego „Story” – automatyzacja procesu. Dzięki temu projektowi praca zespołu będzie łatwiejsza. Gdzie tu miejsce na dualizm? Pamiętasz swoje przejście z jednego poziomu szkolnictwa na kolejny? Niby super, bo można więcej, ale jednak nowi ludzie, nowe grono pedagogiczne. Albo nowa praca: fajniejsze obowiązki, często lepsze pieniądze, a jednak jakoś tak dziwnie, bo tyle lat w poprzedniej firmie. Podejście „Chciałbym, ale się boję” – to naturalna reakcja w przypadku każdej zmiany, która potencjalnie ma dać zysk, ale jednak trzeba wpierw… coś zmienić.

Pamiętaj, że tylu ile członków zespołu tyle osobowości, charakterów, opinii, zdań oraz… emocji. Możesz zacząć myśleć co zrobić, by pomóc im przejść fazy radzenia sobie z nową, trudną sytuacją oraz jak przekuć ich lęki w ostateczny sukces. Ty znasz swoich ludzi najlepiej. Wiesz jak podejść do każdego z nich, by osiągnąć pożądany efekt. Używaj tej wiedzy.

W kolejnej części dowiesz się co robić byś Ty oraz Twój zespół byli zadowoleni z udziału w projekcie, a on sam sukcesywnie posuwał się do przodu.

Zachęcam do dyskusji w komentarzach pod artykułem.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s