SzymonMówi: Jak być skutecznym Liderem Zespołu w czasie projektu. Część III.

W części drugiej dowiedziałeś się, jaka powinna być Twoja rola w projekcie oraz ile zależy od poziomu Twojego zaangażowania. Podzieliłem się też z Tobą, moim doświadczeniem, opisując możliwe reakcje zespołu. Poniżej dowiesz się, jakie działania powinieneś wykonać, by pozytywnie wpłynąć, zarówno na zespół, jak i postęp projektu.


Co robić by ułatwić życie Twojemu zespołowi, PMowi oraz Tobie?

Ze względu na obszerność tematyki, jaką tu poruszam, nie dam rady umieścić tu wszystkich elementów. Bazując na swoim doświadczeniu, jako PMa, a także jako Lidera Zespołu wspominam o wszystkich znanych mi aspektach. Kolejność jest przypadkowa. Nie mam zamiaru priorytetyzować tu jednych elementów kosztem drugich. Hierarchia zależy bowiem od zbyt wielu czynników.

  • EMPATIA – mógłbym o tym napisać osobny artykuł. Wierzę jednak, że oczywista jest umiejętność zrozumienia potrzeb innych ludzi, zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym. Jeśli potrafisz się wczuć w stan emocjonalny drugiej osoby, być uważnym rozmówcą i nie tylko cierpliwie słuchasz, a potrafisz też udzielić wsparcia. Robisz to dobrze. Podejrzewam też, że jest to dla Ciebie codzienność, a nie potrzeba związana z wyjątkowymi wydarzeniami jak projekt. Jednak zawsze warto wspomnieć o empatycznym podejściu do ludzi z Twojego zespołu. Choćby z tego względu, że jest to umiejętność, którą warto pielęgnować i rozwijać.
  • OBSERWUJ SWÓJ ZESPÓŁ – Ty najlepiej znasz swój zespół, wiesz, co ludzi smuci, demotywuje, a co daje im satysfakcję i zachętę do dalszego działania. Potrafisz przewidzieć, jak reagują w różnych sytuacjach. Ta wiedza jest bezcenna! W trakcie zmiany obserwuj jeszcze uważniej. Częściej rozmawiaj i to nie tylko na tematy związane z pracą, z projektem. Nawet w dyskusji o najnowszym odcinku serialu można wychwycić nastrój innych osób. Inicjuj rozmowy na temat projektu, ośmielaj swój zespół do wypowiedzi. Wychwytuj każde odchylenie od stanu, który przed zmianą można uznać za normę. Dzięki temu możesz szybciej reagować. Dziel się swoimi obserwacjami z PMem. Tej wiedzy zawsze brakuje na projektach, a fakt jej posiadania bardzo ułatwia planowanie i zarządzanie ryzykiem.
  • TRANSPARENTNOŚĆ – bądź przejrzysty w swoich działaniach wobec zespołu. Jeśli już teraz to robisz, brawo. W trakcie zmiany zintensyfikuj swoje działanie w tym obszarze. Ludzie z Twojego zespołu muszą czuć się pewnie, a transparentne zarządzanie daje takie poczucie. Za wszelką cenę unikaj ukrywania jakichkolwiek faktów, którymi mogłeś się podzielić, gdyż zespół może stracić do Ciebie zaufanie. To oznacza najczęściej katastrofę dla projektu, ponieważ odcina Cię od wszelkiej informacji zwrotnej, pochodzącej od zespołu. Jeszcze większą katastrofę oznacza to dla Ciebie. Projekt się kiedyś skończy, a Ty zostaniesz ze swoim zespołem, który już Ci nie ufa. Nie chciałbym być wtedy na Twoim miejscu. Oczywiście, pewnych informacji nie można przekazywać. Warto jednak być szczerym w takiej sytuacji i zdradzić powody, dla których utrzymanie tajemnicy w pewnych aspektach jest kluczowe.
  • WSPÓŁPRACUJ Z PMem – dobra współpraca z osobą kierującą projektem to podstawa sukcesu. Tak jak w punktach wyżej, nie miej tajemnic przed PMem. Dziel się swoimi obserwacjami. Dawaj szczery feedback. Nie bój się powiedzieć, że coś nie działa. Nie miej obaw, by powiedzieć, że coś Ci się nie podoba i chciałbyś coś zmienić. Pokaż, że Tobie też zależy i angażujesz się w pokonywanie przeszkód. Nie twierdzę, że się uda. Jednak zawsze warto podkreślić swoje zdanie i zastanowić się wspólnie nad alternatywami. Spraw by PM traktował Cię jako partnera, któremu też zależy na dowiezieniu projektu.
  • FEEDBACK TO PODSTAWA –  Robisz to? W trakcie zmiany rób to jeszcze częściej! Od dobrej jakości feedbacku jeszcze nic się nikomu, nic złego nie stało. Projekt to bardzo dynamiczne środowisko dlatego informacja zwrotna jest krytyczna jako środek prowadzący do zrozumienia osobistych postępów.
  • POZWALAJ POPEŁNIAĆ BŁĘDY – jeśli takie jest Twoje podejście na co dzień, to mimo wszystko sugeruję zwiększyć tolerancję na czas zmiany. Dzięki temu zyskujesz zaufanie wśród ludzi z zespołu oraz zwiększasz ilość informacji zwrotnych przekazywanych do niego. Ustal z PMem granicę tolerancji dla różnych obszarów. Tak, by strefa komfortu była w miarę duża, jednak znacząco nie zwiększała ryzyka dla projektu.
  • CELEBRUJ KAŻDY SUKCES – kiedy jak nie teraz? Na projekcie tyle się dzieje, że zaraz ktoś zapomni o tym, że coś się udało, chwilę wcześniej. To nie musi być nic wielkiego. Ty wiesz najlepiej, co ucieszyłoby Twój zespół. Dostosuj skalę świętowania do rangi sukcesu. Dzięki temu budujesz pewność siebie Twojego zespołu. Pokazujesz, że można, że dają radę. Zdobywasz w ten sposób jasny punkt odniesienia na przyszłość. Pozwalasz też wszystkim, w tym sobie, na chwilę wytchnienia.
  • BĄDŹ TŁUMACZEM Z JĘZYKA PROJEKTOWEGO NA JĘZYK ZESPOŁU – pozwól ludziom zrozumieć, czego się od nich oczekuje. Nie każdy musi wiedzieć, kim są interesariusze, co to jest zakres projektu. W końcu nie każdy musi rozumieć, czym jest projekt sam w sobie. Jeśli Ty czegoś nie wiesz, biegnij do PMa z prośbą o wyjaśnienia. Kiedy zrozumiesz, do spółki z PMem wytłumacz to zespołowi. W ten sposób przygotowujesz lepszy grunt pod zmianę i ułatwisz Twojemu zespołowi wejście w projekt. Dlatego…
  • INWESTUJ SWÓJ CZAS I ŚRODKI W PRZYGOTOWANIA – kiedy tylko dowiesz się o wprowadzanej zmianie, nie marnuj czasu. Później będzie go tylko mniej. Pomyśl, w jaki sposób możesz przygotować do niej Twój zespół. To też praktycznie ostatni moment, kiedy można jeszcze pożonglować budżetem i sfinansować np. dodatkowe szkolenie. Jest to też najlepszy czas, by ocenić swoje siły i zadać sobie jedno ważne pytanie: „Czy podołam i przeprowadzę mój zespół przez zmianę?” Jeśli masz jakieś wątpliwości, zwróć się do PMa i swoich przełożonych. Być może uda się zorganizować dla Ciebie jakieś wsparcie. Najgorsze co mogłoby się wydarzyć to Ty, niepewny swych umiejętności, prowadzący zespół w tak krytycznym momencie. Dlatego…
  • ROZWAŻ ZAANGAŻOWANIE CHANGE MANAGERA – kim jest taka osoba? To (najczęściej) wysokiej klasy specjalista, z doświadczeniem w prowadzeniu projektów. Rola Change Managera może być bardzo obszerna, jednak celem posiadania takiej osoby na pokładzie, jest ułatwianie przejścia przez zmianę wszystkim uczestnikom projektu. Zauważ, że nie napisałem interesariuszom. Ci z reguły wiedzą miej lub bardziej, o co chodzi na projekcie. Change Manager powinien skupić się na Twoim zespole, poznać go, być dla Ciebie niewidoczną (dla członków zespołu) podporą, w czasie gdy Ty będziesz prowadził go przez zmiany. Szczerze zachęcam do skorzystania z takiej opcji – oczywiście, jeśli są na to środki. Szczególnie jeśli nigdy wcześniej nie brałeś udziału w projekcie. Nie obawiaj się, że taka osoba zabierze Ci pracę, ograniczy zakres Twoich obowiązków. Change Manager nie zrobi wszystkiego za Ciebie. Będzie jednak wielką pomocą. Obserwuj, ucz się jak zarządzać zmianą, a na każdym nowym projekcie będziesz wymagał mniej pomocy i więcej zrobisz swoim własnym nakładem pracy.

Tak jak wspominałem wcześniej, wyżej wymienione elementy to tylko, przysłowiowy wierzchołek góry lodowej. Dla bardziej doświadczonych liderów mogą to być oczywiste informacje, które warto powtórzyć. Jeśli jednak nie masz dużego doświadczenia, liczę, że dowiesz się kilku nowych, przydatnych rzeczy.

Wiesz już, co to jest zmiana, projekt. Dowiedziałeś się też, jaka jest Twoja rola, co robić by praca na projekcie była dynamiczna, a Twój zespół zadowolony. W ostatniej części dowiesz się co robić, kiedy nie wszystko, a nawet nic nie działa na projekcie. Na bazie mojego doświadczenia oraz naszego przykładowego projektu, „Story”, („zapomnieliśmy” o nim tylko w tej części) postaram się nakreślić Ci plan, na wyjście cało z opresji.


Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s